Seplad realiza último treinamento de 2023 para servidores estaduais sobre uso da plataforma PAE 4.0
A Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad), realizou nesta quinta-feira (21), a última capacitação dos servidores estaduais para a utilização das ferramentas da plataforma do Processo Administrativo Eletrônico (PAE 4.0) do ano de 2023. O evento aconteceu no Teatro Estação Gasômetro e reuniu 60 servidores de diversas secretarias e órgãos estaduais.
Com o tema “Mapeamento de classe, subclasses e assuntos finalísticos: gestão de documentos no PAE 4.0”, foram abordado vários assuntos, como a política de arquivos, gestão de documentos, legislação estadual e, principalmente, orientações sobre como protocolar assuntos e subassuntos na plataforma.
“Esse evento destinado aos gestores do PAE, é um treinamento para virada de chave para o PAE 4.0 e hoje, o tema desse treinamento tem como principal finalidade tratar sobre gestão documental, o que inclui no caso o mapeamento de classe, subclasse e acima de tudo assuntos finalísticos que cada órgão possui para que a gente possa estar estruturando o PAE 4.0 para que quando haja a virada de chave definitiva, esses temas estejam sólidos dentro do sistema e os órgãos possam fazer já a utilização”, disse Verena Vasconcelos, diretora de Gestão da Seplad.
O treinamento foi conduzido pelo diretor do Arquivo Público do Estado do Pará, Leonardo Torii, que esclareceu as dúvidas dos servidores dos seguintes órgãos e secretarias estaduais: Seju, Seel, FHCGV, Agetran, Fundação ParáPaz, Arcon, Ideflor-Bio, Seap, Sefa, Segup, Defensoria Pública, PCPA, Cosanpa, Seop, HOL, EGPA, Sespa, MPPA, Sectet, Uepa, Iasep, Seidh, Casa Civil, PGE, CBMPA, Funtelpa, Fapespa, CPH, Semu, Vice-Governadoria, Ceasa, Sedeme, Detran, Secult, Codec e Fasepa.
“Hoje, a Secult e a Seplad, em conjunto com os outros órgãos, encerraram o ano de maneira muito positiva com esse último treinamento. O ano de 2023 foi bastante desafiador para o PAE. Iniciamos abordando os temas finalísticos, e é crucial receber esse feedback dos gestores do PAE para ajustarmos o sistema conforme as demandas. A ideia é construir o sistema de forma coletiva, não imposta, mediante diálogo e negociação. Nada melhor do que ouvir os gestores, tocamos em vários pontos cruciais não apenas para a gestão eletrônica, mas também para a gestão de documentos em papel. Discutimos tabela de temporalidade, plano de classificação e a necessidade de ter uma tabela para realizar eliminação conforme a lei e a técnica, evitando decisões baseadas no achismo, que é um problema na administração pública, buscando resolver o acúmulo de papel”, afirma Leonardo.
A plataforma foi totalmente pensada em consonância com o futuro, sem a necessidade de utilização de papel ou outros insumos e todos seus processos funcionam de forma digital, segura, rápida e eficiente. O PAE atualmente está em processo de transição total da versão 3.0 para a versão 4.0.
“Eu sou da Fasepa e um dos responsáveis pela gestão do PAE, tanto do 3.0 agora como também do 4.0. Gostei de todas as informações passadas aqui, sobre as classes, subclasses, das questões finalísticas. Isso é bastante importante porque cada órgão tem sua própria função dentro da sociedade e suas próprias questões administrativas também”, relatou Gustavo, gestor do PAE na Fasepa
Após a transição todos os processos só poderão ser cadastrados no PAE 4.0, e não poderão ser cadastrados processos no PAE 3.0, os processos que estão cadastrados no PAE 3.0 não serão migrados para o PAE 4.0, e os processos criados no PAE 3.0 deverão seguir o fluxo no PAE 3.0 até serem arquivados.
Ambiente digital - A versão 4.0 conta com uma nova estrutura que permite melhorias de performance, usabilidade, segurança e escalabilidade. Alguns dos recursos oferecidos incluem cadastro unificado, para qualquer espécie de documento, notificações; mecanismo para alertar o usuário sobre pendências das ações controladas no sistema, dashboard; painel com várias informações gerenciais para tomada de decisões e templates de documentos; criação de modelos de documento por espécie e assunto (exceto memorando).
