Arquivo da Fundação Santa Casa ajuda a contar a história da saúde pública no Pará
Histórico-social da instituição é importante testemunho do tempo e o acervo de documentos reforça a importância dos serviços prestados na Amazônia
O arquivo médico é o setor do hospital que tem como missão, arquivar o prontuário do paciente de forma ética, dentro das normas arquivísticas com observância especial do sigilo das informações. As histórias dos usuários do hospital, registradas no decorrer do tempo, são guardadas no arquivo médico e têm um papel histórico e social de pacientes que receberam atendimentos, assistência ou realizaram procedimentos na instituição secular.
O acervo histórico tem prontuários datados de 1903 até os dias atuais, armazenados e catalogados segundo as normas de proteção estabelecidas pela instituição. No ano de 2014, o setor foi modernizado e recebeu o sistema de prontuário eletrônico.
Em 2021, os documentos mais antigos começaram a ser digitalizados, possibilitando uma considerável economia de papel e praticidade no tempo de atendimento ao usuário.
Nelsinho Rodrigues, cantor paraense, disse em um evento no hospital que nasceu no dia 18 de maio de 1967 na Santa Casa. “Sou Filho da Santa Casa com muito orgulho. Estou registrado nos livros históricos dessa maternidade”. Assim como ele, outras personalidades ilustres nasceram no hospital, entre os quais o ex-governador Almir Gabriel, o ex-jogador da Seleção Brasileira Sócrates e um dos maiores chefes de cozinha que deu visibilidade à culinária amazônica Paulo Martins.
Virgínia Oliveira, funcionária aposentada, relata que durante um período de sua vida trabalhou na área de arquivo da Santa Casa. “Trabalhei na recuperação dos livros de registros do hospital ainda nos anos de 1990. Foi quando iniciamos a recuperação dos livros antigos. Fizemos a encadernação de todos. Havia duas distinções: Registro da maternidade e registro do hospital. O Arquivo trabalhava com esses dois fatores”.
“Em relação aos registros com nascimentos de nomes que ficaram na história, eu lembro o do ex-governador Almir Gabriel que nasceu na Santa Casa. E inclusive quando esteve lá em uma inauguração, nós apresentamos o livro em que estava registrado e ele ficou surpreso e muito feliz com esse documento. Na época em que trabalhava no arquivo éramos umas 15 pessoas. Nosso objetivo era organizar toda a papelada que estava totalmente largada e amontoada em uma sala. E conseguimos limpar e arrumar”, destaca Virgínia.
Nilson Chucre, coordenador do Arquivo Médico, desde 2020, relata que o arquivo tem uma grande importância principalmente em guardar e conservar a memória do hospital e de todos os pacientes que passaram por aqui. “O prontuário do paciente que está no Arquivo, conta a história de alguém. Alguém que veio parir no hospital, alguém que veio em busca de cuidados da sua saúde e passou um tempo aqui dentro. Então é importante manter essa história preservada para o momento em que esse paciente ou um pesquisador precisar dessa informação a gente ter ela em mãos”.
“Temos aqui os livros de registros do século passado e o livro mais antigo que nós temos aqui é do período de 1903 a 1904, onde temos registrado todas as pessoas que passaram pela instituição nesse período. A Santa Casa é um polo de referência na área de arquivo e a gente vem trabalhando já há algum tempo a gestão documental adaptando todo o nosso arquivo, todo o nosso acervo, por meio da tecnologia, com a parte digital. Estamos na fase da digitalização que é a preservação desse documento", destaca o coordenador.
Nilson informou que trabalha com 16 pessoas no arquivo médico, tanto de nível médio, nível elementar e nível superior. “Estar atento à importância do Arquivo tem sido um movimento que a gente faz por aqui por conta justamente de que estamos com a informação de uma outra pessoa, de um terceiro, e nós somos os responsáveis por ela. O tempo todo a gente tem feito a sensibilização de toda a equipe no cuidado com essa informação. Não é um punhado de papel dentro de uma capa que eu vou apenas botar na estante. É a história de uma pessoa. Então, a gente sempre está buscando se adequar às atualizações legais”.
Walda Valente dos Santos, diretora de Planejamento, Orçamento e Gestão da Fundação Santa Casa, informa que o Arquivo funciona há 124 anos. “É um arquivo histórico, faz parte da história da instituição. Guarda uma memória riquíssima de prontuários, inclusive prontuários ainda, quando eram feitos em cadernos pretos, e aí a gente traz a história de governadores, e prefeitos que nasceram aqui, de celebridades médicas que nasceram na instituição. É um arquivo que guarda a história de vida de muitas pessoas”.
“O Arquivo tem aí mais de um século de existência, ele é um polo de pesquisa, uma fonte riquíssima de dados, não só para pesquisadores da área de ensino, mas para a pesquisa também das pessoas, dos pacientes que nasceram no hospital e tem a necessidade em algum momento de rever seus prontuários. O arquivo médico e administrativo vêm se modernizando com o tempo, acompanhando o projeto estratégico de Hospital Sem Papel. Nós estamos trabalhando para modernizar cada vez mais esse espaço e em função disso, hoje nós temos um contrato grande de digitalização. Hoje, já se consegue fazer a pesquisa deles (prontuários) em meio digital e aí a gente está guardando, o que representa um patrimônio, aqueles livros mais antigos”, ressalta a diretora.
Evolução do Prontuário - Nilson Chucre relata que o Arquivo é muito procurado tanto por pessoas do hospital, como por terceiros e o próprio paciente. E é fundamental ter cuidado com essa informação, para que a mesma só seja repassada a quem de direito. “A nossa equipe é afinada, a gente sempre está trocando ideias, por conta da importância da preservação do nosso acervo no arquivo e da importância do sigilo”.
A Santa Casa do Pará tem centenas de prontuários impressos. O prontuário é um conjunto de documentos que mostra o histórico de atendimentos de saúde de um paciente. Atestados, laudos de exames e prescrições médicas são exemplos de registros que devem ficar arquivados no prontuário médico. Pouco tempo atrás, a maioria dos registros era feita em papel, o que dificultava a sua atualização e manuseio. O prontuário médico é o principal documento que orienta médicos e outros profissionais na prestação de cuidados de saúde.
O coordenador de Tecnologia de Informação (Cetin) da Santa Casa, Gilberto Rodrigues informa que a equipe de TI da instituição trabalha em sintonia com o pessoal do arquivo na busca da modernização tecnológica. “o Data Center da Santa Casa é responsável por armazenar o Banco de Dados, onde são armazenadas e compartilhadas todas as informações dos prontuários eletrônicos”.
O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) foi iniciado há 9 anos na Fundação Santa Casa, funcionando adequadamente às políticas de segurança do paciente e às principais exigências da Organização Nacional de Acreditação (ONA), para a área de saúde. O PEP é disponibilizado por meio de uma interface web, em todas as 1.000 estações de trabalho da Santa Casa, e conta com mais de 3.500 usuários de acesso, e mais de 467 mil pacientes cadastrados.
Gilberto diz que atualmente o PEP está implantado em 100% do hospital. O Prontuário físico ainda é consultado, mas já está todo sendo digitalizado e integrado ao Prontuário Eletrônico. Um bom percentual do acervo físico (legado) já está digitalizado e integrado ao PEP. O Prontuário Eletrônico é muito mais completo, eficiente e seguro, em relação ao prontuário físico, tanto para os pesquisadores, servidores, quanto para os pacientes. O Prontuário Eletrônico é armazenado em nosso Data Center, com backup em nuvem.
Nilson Chucre detalha que a instituição está agindo dentro da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). “A Santa Casa se adequa desde muito tempo à legislação, a lei vigente do que preconiza o próprio Conselho Federal de Medicina (CFM), o Conselho Nacional de Arquivos (CONARC), além da Lei de Acesso à Informação (LAI). É o cuidado dessa informação que nós temos com a melhor preservação da informação do paciente que tem direito a requerê-la a qualquer momento. E a gente sabe que em alguns casos o paciente não pode se fazer presente, mas a legislação nos dá os meios de atendê-lo mesmo na sua ausência, e para isso a gente tem que seguir tanto a LGPD quanto a lei de acesso à informação e as instruções do Conselho Federal de Medicina”.
