Gestão Documental da PGE digitalizou mais de 5 milhões de páginas em quatro anos
Ação contribui para comprovação de direitos e preservação da memória institucional Procuradoria-Geral do Estado (PGE)
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado (PGE) digitalizou, até agosto deste ano, mais de 5 milhões de páginas de documentos públicos, administrativos e judiciais, indispensáveis à comprovação de direitos e preservação da memória institucional.
A Política de Gestão Documental foi implantada na PGE em 2017, e executada a partir do ano seguinte, com base na Lei Federal n° 8.159/1991, também conhecida como Lei do Arquivo, a qual regulamenta a gestão de documentos públicos e privados, e na Portaria nº 154/2015, que constituiu a Comissão de Implantação da Política de Gestão Documental da PGE.
“A implantação da gestão documental veio para garantir o cumprimento de princípios administrativos como o da Economia e o da Eficácia, racionalizando a produção, a tramitação, a classificação e o arquivamento de documentos públicos, assim como facilitando o acesso e o uso de informações registradas nestes documentos e, por fim, dando maior transparência a eles, através do sistema eletrônico. Além disto, estamos contribuindo com o meio ambiente e fortalecendo parceria com associações que atuam na coleta de resíduos na capital”, ressaltou Débora Solange Lima, presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE.
O relatório de gestão, desenvolvido pela Comissão Permanente, indica a quantidade de documentos digitalizados e eliminados, entre os meses de janeiro de 2018 e agosto de 2024, período de atuação da gestão documental na instituição.
Descarte – Ainda de acordo com o balanço, foram eliminados mais de 16,3 mil processos, o que significa o descarte de, pelo menos, 750 mil páginas nos últimos anos.
“Temos parceria com cooperativas de catadores de resíduos de Belém, responsáveis pela destinação e reciclagem deste material. Antes de serem entregues às cooperativas, os documentos são separados e picotados na PGE pela nossa equipe de gestão documental”, explicou a presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE, Débora Lima.
A cada dois meses, são destinados em torno de 100 quilos de papéis triturados para reciclagem.
A eliminação dos documentos segue os prazos determinados nas Tabelas de Temporalidade. Após estes prazos serem cumpridos, os documentos são relacionados em uma listagem própria e a Comissão faz a notificação das partes interessadas, para que se pronunciem sobre a eliminação. Caso não haja ressalvas, os documentos são digitalizados e elencados em um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, com publicação obrigatória no Diário Oficial do Estado, para buscar eventuais interessados nos processos. Caso não haja, os documentos são triturados e os papéis doados.
“A nossa atuação é destaque entre os órgãos do Poder Executivo Estadual, servindo de modelo para treinamentos em outras instituições. Isto tem sito motivo de muito orgulho para a nossa equipe”, complementou Débora.
