Seplad promove treinamento sobre o PAE 4.0 para servidores estaduais
O PAE 4.0 é um sistema novo e atualizado, a ser utilizado por servidores em todas as atividades administrativas dos órgãos do Estado
Para aprimorar o conhecimento dos servidores que utilizam diariamente o Processo Administrativo Eletrônico (PAE), a Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad), em parceria com a Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Pará (Prodepa) e Secretaria de Estado de Cultura (Secult), realizou treinamento sobre as novas funcionalidades da versão 4.0 do Sistema, na manhã desta segunda-feira (06), no auditório da Fundação Cultural do Pará (FCP), em Belém. O evento também foi transmitido ao vivo pelo canal da Seplad no YouTube.
Os participantes conheceram as facilidades do novo sistema
"Os treinamentos sobre os novos recursos do sistema PAE são indispensáveis, uma vez que o PAE 4.0 é um sistema novo e atualizado, onde os servidores irão executar todas as atividades administrativas da instituição. Por isso, é necessário o conhecimento da plataforma, para garantir uma administração pública mais ágil e eficiente", esclareceu Elieth de Fátima Braga, titular da Seplad.
Em 2022 foram realizados encontros para treinamentos iniciais do novo sistema PAE 4.0, para gestores e servidores de órgãos da administração pública estadual.
“O PAE 4.0 está sendo feito e pensado para todos, do Poder Executivo, Legislativo ao Judiciário. O evento de hoje abordou a importância da gestão documental e como aplicá-la no novo sistema. O treinamento foi um sucesso, e para nós, enquanto pessoas que constroem o sistema, foi uma enorme felicidade ver o auditório com essa quantidade de pessoas", informou Flávia Nunes, coordenadora de Logística e Gastos Públicos da Seplad.
Leonardo Torii ministrou o treinamentoTemas abordados- Durante o treinamento, ministrado pelo diretor do Arquivo Público do Estado do Pará, Leonardo Torii, foram abordados vários assuntos, como a política de arquivos, gestão de documentos, legislação estadual e, principalmente, orientações sobre como protocolar assuntos e subassuntos na plataforma 4.0.
“Hoje é uma data bem importante para a implantação do PAE, que reúne boa parte dos gestores e servidores públicos do Estado, com relação a como protocolar assuntos e subassuntos. A novidade não é o PAE em si, porque os servidores já utilizam o Processo Administrativo Eletrônico 3.0, mas há diferença, já que o 4.0 vai facilitar a busca por esses assuntos e subassuntos. Hoje é só o pontapé inicial para nós utilizarmos esse 4.0 de forma mais concreta”, explicou Leonardo Torii.
Atualização - Josué Oliveira, representante da Associação dos Arquivistas do Estado do Pará (AAEPA), destacou a importância e a necessidade desses profissionais para a organização e gestão documental do Estado. “Estou aqui hoje para conscientizar os órgãos e funcionários públicos sobre a importância do profissional arquivista na gestão documental, tanto física quanto eletrônica. Para ajudar na protocolização de documentos na gestão eletrônica, desde a produção, tramitação, arquivamento e até uma possível eliminação e guarda permanente de arquivo, dependendo da natureza deles, e para cooperar a respeito do planejamento e atualização desses novos sistemas operacionais, como é o PAE”, explicou Josué Oliveira.
Para a servidora da Secretaria de Estado de Turismo (Setur), Helena Pereira, o treinamento possibilita a interação e troca de informações entre os gestores, e proporciona mais agilidade e transparência às secretarias e demais órgãos durante o trabalho.
“O evento de hoje foi muito produtivo. Aqui aprendemos novas formas e mecanismos do PAE 4.0, e agora todas as secretarias e servidores terão mais agilidade e transparência na hora de trabalhar. É muito importante que o Governo se preocupe com a organização de documentos tão importantes para o Estado. Espero que em um futuro próximo possamos nos reunir cada vez mais em prol de melhorias na gestão estadual", frisou Helena Pereira.
Ao final da palestra, servidores que estavam presencialmente e os que participaram por meio do chat ao vivo fizeram perguntas. A equipe da Seplad, da Prodepa e do Arquivo Público ficaram à disposição para esclarecer dúvidas.
Ambiente digital - O PAE é uma plataforma on-line desenvolvida pela Prodepa, em conjunto com a Seplad. O serviço substitui processos físicos por eletrônicos e traz agilidade à administração pública em um ambiente digital integrado. O PAE 4.0 é uma versão mais moderna e de fácil utilização, possibilitando maior celeridade e transparência à administração pública. Alguns de seus mecanismos são a criação de templates (temas) de documentos (para qualquer espécie), exceto memorandos, de acordo com a necessidade de cada instituição; caixa de entrada unificada (como ações em lote em uma única área); anexação de documentos de uma única vez; configuração de organograma por órgão; desenvolvimento de gráficos de fluidez de trabalho, para acompanhamento das ações e tomada de decisão; notificações para os usuários e consultas indexadas (pesquisa dentro dos documentos).
De acordo com o manual de Redação da Presidência da República, Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018, foi abolido o uso do memorando nos órgãos da administração pública, e passou a ser utilizado somente o ofício como forma de comunicação. Por isso a plataforma não disponibiliza mais o documento entre suas opções.
