Adepará implanta ferramenta atualizada para processos administrativos eletrônicos
Plataforma on-line que substitui processos físicos por eletrônicos foi desenvolvida pela Prodepa, com apoio da Seplad
A Agência de Defesa Agropecuária do Estado do Pará (Adepará), por meio da Gestão Documental de Processos Administrativos Eletrônicos, implementou nesta quarta-feira (11) a versão 4.0 do Sistema Processo Administrativo Eletrônico (PAE), uma plataforma on-line que substituiu processos físicos por eletrônicos, desenvolvida pela Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Pará (Prodepa), com o apoio da Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad).
Neste primeiro momento, todas as gerências e diretorias deverão administrar documentos internamente, bem como as gerências regionais já capacitadas para utilizar a nova ferramenta.
O treinamento mostrou aos servidores todas as vantagens do PAE 4.0 para a gestão públicaO PAE 3.0 continuará disponível durante a transição para a versão atualizada, de acordo com o cronograma estabelecido para capacitação das demais gerências regionais. Como a Adepará é um dos órgãos de maior capilaridade do Estado, há necessidade de realizar o treinamento na capital e no interior para abranger o máximo de servidores, pois a Agência está presente nos 144 municípios com Unidades Locais de Sanidade Agropecuária (Ulsas) e escritórios, cujos servidores precisam estar aptos a manusear o sistema.
De acordo com Maria José Silva, da Gestão do Processo Administrativo Eletrônico (PAE), a tramitação de ofícios entre os órgãos do Estado deverá atentar para a versão atualizada do PAE 4.0. “Quando o servidor for tramitar um documento deverá observar se o órgão de destino também já está utilizando a nova plataforma”, orientou.
Treinamento - No ano passado, com o objetivo de capacitar os servidores para a nova funcionalidade da versão 4.0 do Sistema, houve treinamentos voltados para os servidores da sede da Agência e das principais gerências regionais. O treinamento foi ministrado pelos servidores Josivan Barbosa e Maria José Silva, da Gestão do Processo Administrativo Eletrônico.
Já foram capacitados servidores da Agência em Abaetetuba, Castanhal, Capanema, Marabá, Redenção, Xinguara e Tucumã. Segundo Josivan Barbosa, o treinamento tem o objetivo de capacitar os servidores de todas as unidades da Agência para utilizar a ferramenta com mais eficiência.
“Nós chamamos a ferramenta de administrativa, mas ela é de uso de todos. Mesmo o servidor sendo de função de fiscalização, necessitará fazer uso da ferramenta para solicitar férias, enviar frequência funcional, prestar contas de suprimento de fundos, entre outros. São documentos administrativos de uso de toda a estrutura de pessoal da administração. É por isso que todos os servidores devem saber fazer uso do sistema”, explicou.
Todos os servidores são capacitados para utilizar a nova plataformaAtualização - A versão 4.0 do PAE está em fase de implantação nos órgãos públicos estaduais. O sistema prioriza a praticidade com um layout mais simples, intuitivo e responsivo, podendo ser utilizado também a partir de dispositivos móveis. As antigas funcionalidades foram atualizadas para a nova versão, sempre com a possibilidade de evoluções futuras, conforme necessidades apontadas pela Seplad e outros órgãos públicos.
O PAE 4.0 apresenta funções que tornam ainda mais fácil e ágil a tramitação dos processos, como a criação de templates (temas) de documentos (para qualquer espécie), de acordo com a necessidade de cada instituição; caixa de entrada unificada (como ações em lote em uma única área); anexação de documentos de uma única vez; configuração de organograma por órgão; desenvolvimento de gráficos de fluidez de trabalho, para acompanhamento das ações e tomada de decisão; notificações para os usuários, e consultas indexadas (pesquisa dentro dos documentos).
Texto: Rosa Cardoso - Ascom/Adepará
