Protocolo Eletrônico reduz impactos custos e tempo no atendimento ao cidadão
Além de levar internet a milhares de paraenses, transformando realidades e promovendo a cidadania, a Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Pará (Prodepa) ainda desenvolve soluções que facilitam o acesso da população à rede de serviços públicos. Isso ocorre por meio de sistemas de informação criados a partir das necessidades de cada órgão e sua relação com o público.
Uma dessas soluções é o Processo Administrativo Eletrônico (PAE), lançado oficialmente em maio de 2016. O sistema tem como objetivo eliminar o uso de documentos impressos pelo Estado, interligando todos os órgãos estaduais de maneira a permitir que os trâmites, emissões e protocolos de documentos possam ser feitos de forma totalmente digital. “No início de 2011, nós percebemos que o Estado não tinha nenhuma ferramenta de gestão de informação eletrônica. Existia o e-protocolo, que já rodava há bastante tempo com sucesso. Mas apesar de permitir ao usuário acompanhar e fazer o rastreamento do processo, ele não dispensava a existência o processo físico em si”, conta Lourenço Monteiro, diretor de Desenvolvimento de Sistemas da Prodepa.
O PAE é um sistema desenvolvido pela Prodepa com o apoio da Secretaria de Estado de Administração (Sead), que prestou todos os requisitos e trouxe as regras de negócios. No que diz respeito à questão legal, às normas administrativas, o desenvolvimento do projeto foi acompanhado desde o início pela Auditoria Geral do Estado (AGE). Com a necessidade de normatização dos procedimentos, a Sead repassou os requisitos à Prodepa, que desenvolveu uma ferramenta de gestão eletrônica de processos, onde não há necessidade da tramitação física de documentos.
É uma ferramenta segura do ponto de vista da privacidade da informação, que requer login e senha mediante cadastro presencial, mas funciona também com token (dispositivo eletrônico gerador de senhas). O PAE tem uma gama de funcionalidades que foram elaboradas a partir do mesmo sistema de e-protocolo, ou seja, do processo físico. “Criamos um sistema o mais próximo possível do que já existia para que as pessoas, principalmente os servidores mais antigos, não tivessem dificuldade nessa tramitação do universo físico para o eletrônico. Seguimos o mesmo modelo, com as mesmas etapas, para não criar nenhum tipo de embaraço ou dificuldade”, explica o presidente da Prodepa, Theo Pires.
Em tempos de crise econômica e redução de gastos, o sistema se apresenta como uma importante ferramenta para agilizar processos que antes requeriam mais tempo e investimento. Por isso, em maio de 2016, o governo do Estado publicou a Instrução Normativa nº 1, que define "a comunicação inter e intra órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Pará, por meio de ofícios e memorandos, mediante tramitação pelo Processo Administrativo Eletrônico - PAE."
A instrução determina ainda que o envio de ofícios e memorandos por meio eletrônico será adotado como padrão de comunicação. De acordo com a Sead, desde a implantação do PAE, o Governo do Pará economizou mais de R$ 2,4 milhões em recursos públicos. Todos os órgãos do Estado e mais de 1700 servidores já receberam o treinamento para utilização da ferramenta.
O sistema já passou por melhorias e ajustes. Hoje, atende plenamente a criação, o despacho e o acompanhamento de processos eletrônicos na íntegra. Não existe nenhum procedimento físico que não tenha um equivalente eletrônico. Para a Prodepa, o PAE não é somente um sistema finalístico, e, sim, uma plataforma de tramitação eletrônica de informações do governo do Estado.
Embora tenha nascido como um sistema de processo eletrônico, o PAE deverá incorporar outros serviços. Um deles já existe: é a Intenção de Registro de Preço (IRP), onde a Sead anuncia para todos os órgãos, via processo eletrônico, que deseja comprar alguma coisa para saber quais deles têm intenção de participar do processo. “Esse levantamento, que antes demorava de 30 a 60 dias, hoje a Sead faz em menos de uma semana. A Secretaria lança, os órgãos respondem de forma eletrônica e as informações já vão para a Ata de Registro de Preços, incorporada ao Compras Pará”, explica Lourenço.
Com o PAE, o uso do papel caminha para a extinção definitiva, produzindo um impacto positivo direto na preservação do meio ambiente e no corte de gastos do governo, além de garantir agilidade à gestão pública. Os documentos impressos em papel precisam ser tramitados de forma física, seja por meio dos Correios ou de transporte privado do Estado. Já com o sistema digital esses custos são eliminados. “Hoje tudo é feito de forma eletrônica, sem a necessidade de qualquer outro meio de comunicação”, comemora Evandro Paes, gerente de Engenharia de Sistemas da Prodepa.
