Seap vai treinar servidores para utilização de sistema de emissão de diárias

A capacitação permite o uso correto da ferramenta, ampliando benefícios e reduzindo custosA Secretaria de Estado de Administração Penitenciária (Seap), durante o mês de abril, promoverá treinamento de servidores para utilização do novo módulo de “Diárias”, que faz parte do Sistema de Gestão de Pessoas (SIGP). A nova fermenta traz diversos benefícios, e promete acelerar o processo e reduzir gastos com viagens dos servidores.

O SIGP é um sistema efetivo e premiado entre as secretarias de Governo. Ficou em 4º lugar no Prêmio Inova Servidor 2023, entre as soluções que melhor atendem aos servidores nas rotinas administrativas. Atualmente, possui 35 módulos para gerenciar a vida funcional dos servidores, permitindo a emissão de diversos documentos internos, como declarações de vínculo, tempo de serviço e emissão das frequências.

Os pedidos de diárias são regulamentados por decreto do Poder Executivo, e precisam obedecer a algumas regras a respeito do prazo para o pedido das diárias, de cinco a 10 dias úteis, para viagens dentro e fora do Estado, respectivamente, e prazo para a Secretaria pagar as diárias, entre outros critérios.

Ajustes ao Decreto - De acordo com Waldilson Colins, diretor de Gestão de Pessoas, as solicitações feitas à Seap precisavam de ajustes em conformidade com o decreto. “Nós verificamos que esses pedidos de diárias não cumprem algumas partes dos decretos. Isso acontece porque a instrução processual é feita de forma não precisa, e agora com o módulo de diárias dentro do sistema de gestão de pessoas vamos deixar de ter esses erros, porque o sistema vai preencher todos os dados automaticamente a partir da matrícula de cada servidor”, disse o diretor.

No último dia 22 de março entrou em vigor o Decreto Estadual n° 3.792, publicado no Diário Oficial do Estado (DOE) nº 35.757, a respeito da concessão de diárias no âmbito da administração pública estadual, direta e indireta, para viagem nacional ou internacional. O Decreto estabelece novos valores, modelo de formulários e outras normas.

Igor Guimarães, técnico em Gestão Penitenciária da Seap, contou que a equipe precisou adequar o módulo das diárias ao Decreto. “Já temos um módulo de diárias referente ao pagamento no SIGP desde 2022. Antes, o valor era calculado manualmente, com uma calculadora. Agora, o Sistema faz tudo automaticamente. A gente lança poucas informações no Sistema, o módulo de diárias gera o valor para o pagamento, o ofício e a publicação no Diário Oficial. A novidade, agora, é que a gente quer automatizar o processo da solicitação dessa diária desde o início”, informou.

Os testes serão feitos com departamentos que registram grande demanda de viagens, como a Diretoria de Logística, Patrimônio e Infraestrutura (DLPI) e uma casa penal. A partir desse procedimento, os servidores responsáveis pelo SIGP vão observar como o Sistema se comportará em relação à grande quantidade de acessos dos usuários e corrigir possíveis erros, para então liberar a ferramenta.

Redução de custos – O novo módulo de diária também vai gerar impactos na redução de custos. Agora, a ferramenta tem a possibilidade de adicionar mais de um destino de viagem por servidor, e já conta com os cálculos atualizados pelo novo Decreto. Por isso, vai haver uma redução de custos, e cada servidor receberá o valor justo. Outra novidade é a inclusão do horário nas solicitações, que permitirá melhor definição em relação as diárias “quebradas”, por exemplo, duas diárias e meia.

“O Sistema emite um relatório, e através dele conseguimos, por exemplo identificar quanto foi gasto no mês, ou quais as justificativas mais usadas, e ainda que setores e servidores mais viajaram. A gente consegue, através das informações do relatório, fazer o controle da viagem e perceber se extrapolamos a meta, por exemplo”, explicou Igor Guimarães.

Texto: Yasmin Cavalcante – NCS/Seap