Cosanpa investe em uso de sistema eletrônico para garantir sustentabilidade
Com a plataforma PAE 4.0, a Companhia já economizou mais de um milhão de folhas de papel em 5 meses
A Companhia de Saneamento do Pará (Cosanpa) é responsável pelo abastecimento de água e tratamento de esgoto em 52 municípios paraenses, e estende seu compromisso social com atitudes sustentáveis que começaram a ser implantadas na rotina dos trabalhadores da Cosanpa. Um exemplo é o uso do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico 4.0, o PAE, plataforma pela qual todos os processos passaram a ser digitais, e não mais físicos. Para preparar os funcionários, diversos treinamentos foram realizados em Belém e interior do Estado para facilitar o manuseio do sistema digital.
Em abril, foi publicada uma Portaria Regulamentadora, que estabeleceu o uso do PAE como ferramenta de elaboração, gerenciamento e tramitação de documentos eletrônicos. O resultado disso já é considerável em cinco meses. Desde a implantação, foram feitos 15.414 novos processos na Companhia e a economia chega a mais de 1 milhão de folhas de papel (1.170.162), o equivalente à preservação de 117 árvores.
“Foi um desafio e nós decidimos implantar logo que saiu o manual do PAE nessa nova versão. Para nós foi muito significativo até pelo mundo que é a Cosanpa, os interiores. Implantamos uma gestão documental, digital, respeitando as leis, respeitando o fluxo de documentos, colocando a veracidade deles e a legalidade de assinatura eletrônica, respeitando a sustentabilidade e meio ambiente", disse Shirley Furtado, gestora do PAE Cosanpa.
Com a adoção do sistema PAE, menos árvores são desmatadas, proporcionando economia no consumo de água. Cada folha de papel usa até 10 litros de água, o que significa 5 mil litros a cada resma de papel, que contém 500 folhas. Menos gastos com os insumos que antes eram comprados para os processos físicos: tintas, carimbo, transporte, combustível. Economia para os cofres públicos, transparência e celeridade nos processos.
Com a efetivação de práticas mais sustentáveis, a Cosanpa se tornou referência entre os órgãos de Governo e hoje é o único a trabalhar 100% internamente com o sistema PAE, além de poder receber processos de outros órgãos também.
“Nós temos hoje uma Cosanpa enxuta, somos 100% digitais. Vamos começar a receber documentos de outros órgãos, que ainda não estão na virada da chave. A Companhia é a primeira a estar nesse processo de receber documentos e estar 100% digital”, destacou a gestora do PAE Cosanpa.
Para o presidente da Cosanpa, José Fernando Gomes Júnior, “chegar a 100% digital é o resultado do esforço de toda uma equipe que preparou capacitações, se dedicou em ensinar os nossos funcionários a utilizar a plataforma. Nosso compromisso é com os consumidores, mas também com o bem-estar de quem faz a Cosanpa. Garantir agilidade, economia aos cofres públicos, transparência nos nossos processos internos e ainda preservando a natureza é uma maravilha. Um benefício para todos”, avaliou.
Sustentabilidade - A Companhia também começou a digitalizar todos os documentos administrativos e jurídicos da história do órgão. Uma comissão foi formada para se dedicar especificamente a esse trabalho minucioso. O que puder ser descartado, será separado e levado para reciclagem.
“Vamos fazer essa digitalização, colocar em tabela de temporalidade com certificação digital. A gente vai fazer o descarte desses documentos dentro da sustentabilidade e logo logo ninguém vai ter que pegar papel. Todo mundo poderá pegar aquele documento antigo agora de forma digital e com a veracidade do conteúdo, finalizou Shirley Furtado.
Governo digital - O PAE é uma plataforma on-line desenvolvida pela Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Pará (Prodepa) em conjunto com a Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad). O serviço substitui processos físicos por eletrônicos e traz agilidade à administração pública em um ambiente digital integrado.
O PAE 4.0 é uma versão mais moderna e de fácil utilização, possibilitando maior celeridade e transparência à administração pública. Alguns de seus mecanismos são a criação de templates (temas) de documentos (para qualquer espécie), exceto memorandos, de acordo com a necessidade de cada instituição; caixa de entrada unificada (como ações em lote em uma única área); anexação de documentos de uma única vez; configuração de organograma por órgão; desenvolvimento de gráficos de fluidez de trabalho, para acompanhamento das ações e tomada de decisão; notificações para os usuários e consultas indexadas (pesquisa dentro dos documentos).
