Órgãos aderem ao Processo Administrativo Eletrônico e garantem agilidade no serviço público

23/07/2020 18h06
Por Carol Menezes (SECOM)

Uma das diretrizes de gestão do governador Helder Barbalho, a implementação do Governo Digital, já é uma realidade desde o início do ano passado por conta da ampla utilização do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) por todos os órgãos da administração direta e indireta. Além de garantir celeridade e economia de recursos, a metodologia também permite a manutenção de algo extremamente importante nesse momento: do distanciamento social, já que tudo é feito virtualmente, seja pelo computador ou pelo telefone celular.

Plataforma online desenvolvida pela Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Pará (Prodepa), com o apoio da Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad), ela substitui processos físicos por processos eletrônicos, e tem tanto o objetivo de melhorar a qualidade da administração pública, integrando diversos serviços em um único ambiente virtual, como também reduzir custos com papéis e até de combustíveis, que antes eram utilizados nos veículos que transportavam estes documentos entre os órgãos.

“O PAE sem dúvidas está fazendo a diferença para o bom funcionamento da máquina pública, e fazendo com que o nosso Estado não pare de trabalhar, dando o suporte necessário para cada cidadão. Este é o resultado de um trabalho que já estamos realizando há muito tempo. Estamos no caminho certo”, enfatiza Hana Ghassan, titular da pasta de Administração e Planejamento.

"É um instrumento que permite inovação, agilidade, e qualidade para o serviço público. A decisão de implementá-lo trouxe uma nova rotina, agilizando prazos de tramitação, dando maior segurança e controle, além de trazer enorme redução de gastos. Para exemplificar, antes do PAE, se a Seplad tivesse que enviar processo via setor de Recursos Humanos para a [Secretaria de Estado de Educação] Seduc, teria que imprimir e gastar com combustível, veículo, com a pessoa que levaria, e o tempo de tramitação era maior. Hoje, basta um clique e o processo chega de imediato", compara a secretária.

Resultados - Desde o início do ano passado, o Governo do Estado vem ampliando a utilização do PAE nos órgãos públicos. Dados levantados pela Diretoria de Gestão e Logística da Seplad apontam que, no primeiro bimestre de 2020, foram criados 383.629 processos eletrônicos, fechando a produção digital em 66% e a física em 34%, gerando economia de 1.018 caixas de arquivo, 36 estantes de aço e 135 árvores preservadas. A redução em reprografia também foi expressiva, totalizando menos R$ 105.935,64 gastos aos cofres públicos. Já são mais de 26 mil usuários cadastrados e ativos para acessar o sistema.

Produtividade - Cerca de 98% de toda tramitação documental da Polícia Militar do Estado do Pará (PM-PA) ocorre em ambiente virtual. Mais de 500 PMs foram treinados para usar a plataforma, que hoje é considerada a principal ferramenta de gerenciamento e elaboração de documentos da corporação. 

"Só em 2020 nós já temos cerca de 105 mil documentos elaborados e tramitando pelo PAE, e exatos 4.153 militares cadastrados para utilizá-lo", confirma o gestor do sistema pela PM do Pará, tenente-coronel Leomar Costa de Aviz. "Trouxe economia de papel, mais transparência e rapidez nas demandas, em breve nós teremos todos os policiais autorizados a fazer suas solicitações, sejam individuais, coletivas ou ligadas a demandas administrativas", antecipa.

Ecologicamente correto - Pode ser a compra de uma caneta ou solicitação de diárias, quase tudo na Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Sustentabilidade (Semas) é feito via PAE. O objetivo é levar as ações finalísticas, como emissões de licenças e autorizações também para o sistema eletrônico unificado do Governo do Estado. 

"Hoje temos mais de dez mil processos cadastrados e a facilidade é poder acessá-lo de qualquer lugar. Às vezes em dez, 15 minutos eu já me comuniquei ou com um setor da Semas ou com outro órgão, e isso se tornou muito importante nesse tempo de isolamento", avalia Thais Borges, diretora na Secretaria Adjunta de Gestão Administrativa e Tecnológica da Semas.

"Estamos em tratativa com a Prodepa para poder expandir o tamanho de arquivos anexados, já que licenças ambientais sempre exigem a inclusão de relatórios, mapas e outros arquivos que são maiores do que os que são permitidos atualmente. Queremos migrar total com essa demanda para lá, até para garantir maior transparência e agilidade para a informação", justifica.